Процедуру по сертификации системы менеджмента условно можно разделить на З этапа:

1. Первый этап.

На этом этапе проводится проверка предоставленной заказчиком документации по системе менеджмента (СМ) на предмет ее комплектности и соответствия, и требованиям соответствующего стандарта.

При необходимости частично анализ документации по СМ может происходить на месте у заказчика.

Целями 1-го этапа аудита также являются оценка местоположения заказчика и условий размещения производственных площадок, анализ состояния СМ и понимания заказчиком процесса сертификации в целом, готовности ко второму этапу аудита, сбор информации о процессах, которые определены и охвачены СМ, об исключениях из области применения СМ, о законодательных требованиях, распространяющихся на деятельность организации, оценка проведения внутренних аудитов и анализа СМ со стороны руководства, правильное планирование второго этапа аудита.

По итогам этого этапа заказчик получает отчет, в установленные сроки устраняет выявленные замечания (несоответствия), согласовываются сроки проведения 2-го этапа аудита.

Второй этап аудита должен начаться не позднее, чем через 3 месяца после окончания первого этапа.

2. Второй этап.

Аудит на месте проводится по предварительно согласованному плану.

На этом этапе аудита анализируется результативность СМ с учетом специфических требований стандарта, а также положений внедренной СМ на основе конкретных примеров и процессов в соответствии с процедурой выборочной проверки.

Задача организации заказчика заключается в демонстрации практического применения документированных процедур СМ.

По окончании аудита на заключительном совещании до руководства организации доводится информация о результатах аудита, которая фиксируется актом. Выявленные несоответствия документально оформляются протоколами.

План проведения корректирующих действий по устранению несоответствий предоставляется заказчиком в период проведения аудита либо направляется его в орган по сертификации в течение последующих 2-х недель.

Срок, отводимый на выполнение корректирующих действий, не превышает 12 недель (после даты проведения заключительного совещания) при наличии одного и более значительного несоответствия; 5 недель при наличии только малозначительных несоответствий и уведомлений.

Выдача сертификата или продление его действия может быть рекомендовано руководителем аудита только после подтверждения реализации корректирующих действий.

3. Выдача сертификата и надзор

Критерием для принятия решения о соответствии СМ установленным требованиям является отсутствие несоответствий или выполнение заказчиком корректирующих действий в согласованные сроки и признание органом по сертификации их приемлемости и результативности.

При положительном решении и выполнении всех условий заключенного договора заказчик получает сертификат сроком действия 3 года.

В течение этого срока органом по сертификации проводится ежегодный инспекционный контроль (надзорный, наблюдательный аудит). Договор на инспекционный контроль заключается не позднее чем за 2 месяца до его планируемого проведения.

Первый инспекционный контроль должен быть проведен не позднее, чем через 12 месяцев после даты проведения заключительного совещания на втором этапе сертификации. Дата проведения второго инспекционного контроля – не позднее, чем через 24 месяца после проведения заключительного совещания на втором этапе сертификации.

В течение срока действия использования сертификата соответствия заказчику следует информировать орган по сертификации обо всех изменениях в своей организации, связанных со структурой, управлением, местоположением, формой собственности, технологиями изготовления, условиями производства, процессами и т.п.

Органом по сертификации может быть проведен внеплановый инспекционным контроль в случае получения информации о любых серьезных нарушениях в рамках сертифицированной СМ либо существенных изменений в деятельности держателя сертификата.

Целью проведения инспекционного контроля является подтверждение соответствия сертифицированной СМ критериям аудита.
 

Документы, используемые при выполнении работ по сертификации систем менеджмента и определяющие требования к данным работам:

• Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»;
• Федеральный закон от 28.12.2013 № 412-ФЗ «Об аккредитации в национальной системе аккредитации»;
• Приказ Минэкономразвития России от 26.10.2020 № 707 «Об утверждении критериев аккредитации и перечня документов, подтверждающих соответствие заявителя, аккредитованного лица критериям аккредитации»;
• IAF MD 1-2018 «Обязательный документ IAF для аудита и сертификации системы менеджмента организаций, имеющих сеть предприятий»;
• IAF MD 4:2018 «Обязательный документ IAF по применению информационно — коммуникационных технологий (ИКТ) в целях аудита/оценки»;
• IAF MD 11:2013 «Обязательный документ IAF по применению ISO/IEC 17021-1 для аудитов интегрированных систем менеджмента»;
• IAF MD 15:2014 «Обязательный документ IAF для сбора данных с целью представления сведений для определения эффективности органов по сертификации систем менеджмента»;
• IAF MD 16:2015 «Обязательный документ IAF по применению стандарта ISO/IEC 17011 при аккредитации органов по сертификации систем менеджмента безопасности пищевых продуктов»;
• ГОСТ Р 53755-2020/ISO/TS 22003:2013 «Системы менеджмента безопасности пищевых продуктов. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента безопасности пищевой продукции»;
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-1-2017 «Оценка соответствия. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента»;
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-2-2021 «Оценка соответствия. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента. Часть 2. Требования компетентности для проведения аудитов и сертификации систем экологического менеджмента»;
• ГОСТ Р ИСО/МЭК 17021-3-2021 «Оценка соответствия. Требования к органам, проводящим аудит и сертификацию систем менеджмента. Часть 3. Требования к компетентности для проведения аудита и сертификации систем менеджмента качества»;
• ГОСТ Р ИСО 9000-2015 «Система менеджмента качества. Термины и определения»;
• ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Система менеджмента качества. Требования»;
• ГОСТ Р ИСO 14001-2016 «Системы экологического менеджмента. Требования и руководство по применению»;
• ГОСТ Р ИСО 45001-2020 «Системы менеджмента безопасности труда и охраны здоровья. Требования и руководство по применению»;
• ГОСТ Р ИСО 22000-2019 «Системы менеджмента безопасности пищевой продукции. Требования к организациям, участвующим в цепи создания пищевой продукции»;
• ГОСТ Р ИСО 19011-2021 «Оценка соответствия. Руководящие указания по проведению аудита систем менеджмента»;
• ГОСТ Р 54318-2021 «Определение времени аудита системы менеджмента качества, системы экологического менеджмента, а также системы менеджмента охраны здоровья и безопасности труда» (IAF MD 5:2019);
• ГОСТ Р 59473-2021 «Свидетельская деятельность по аккредитации органов по сертификации систем менеджмент» (IAF MD 17:2019);
• ГОСТ Р 55470-2013/ISO/IEC Guide 27:1983 «Оценка соответствия. Руководство по проведению корректирующих мероприятий органом по сертификации в случае неправильного применения знака соответствия»